Vennootschappen die ook de brandstofkosten voor het privégebruik van een bedrijfswagen ten laste nemen, moeten nu 40% i.p.v. 17% van het voordeel van alle aard opnemen in verworpen uitgaven. Als ze dat willen vermijden, zullen ze moeten bewijzen dat er alleen brandstofkosten ten laste genomen worden voor de beroepskilometers. Dat vergt een hele rekenoefening, waarbij eerst nog het aantal privé- en beroepskilometers bepaald moet worden, forfaitair of aan de hand van een rittenadministratie.
Sinds 1 januari 2017 moeten ondernemingen een extra belasting betalen als ze niet alleen een bedrijfswagen ter beschikking stellen van een werknemer of bedrijfsleider maar daarbovenop ook de brandstofkosten voor de privékilometers ten laste nemen (zie ons artikel “Bedrijven betalen meer voor bedrijfswagen”). Het meest voorkomende geval is dat van de werknemer of bedrijfsleider die samen met zijn firmawagen een tankkaart krijgt. Maar het kan ook gaan om een werknemer of bedrijfsleider die geen tankkaart heeft maar wel een onkostennota mag indienen om brandstofkosten terugbetaald te krijgen.
De normale regel is dat de vennootschap 17% in verworpen uitgaven moet opnemen van het bedrag dat overeenstemt met het voordeel van alle aard voor de bedrijfswagen. Nieuw sinds begin 2017 is dat het tarief van 17% stijgt tot 40% als ook de brandstofkosten (voor privégebruik) ten laste genomen worden, zelfs maar gedeeltelijk.
Om te bepalen welk tarief van toepassing is, heeft de fiscus nu een ingewikkelde regeling uitgewerkt.
De regeling is alleen relevant voor bedrijven die de heffing van 40% willen vermijden én die auto’s hebben die zowel privé als beroepsmatig gebruikt worden.
“Car policy” vereenvoudigt de zaken
Simpel blijft het in principe als er duidelijke afspraken gemaakt worden in een arbeidscontract of een officiële “car policy” van het bedrijf. Als daarin staat dat de werknemers een tankkaart krijgen waarmee ze ook voor de privékilometers mogen tanken, is zonder veel discussie het tarief van 40% van toepassing. Omgekeerd, als in de “car policy” opgenomen is dat de onderneming op geen enkele manier brandstofkosten voor privékilometers voor haar rekening neemt, dan is (tot bewijs van het tegendeel) het tarief van 17% van toepassing.
Ingewikkeld wordt het wel als er geen duidelijke vermelding terug te vinden is in het arbeidscontract of de “car policy” (en de auto zowel privé als beroepsmatig gebruikt wordt). De onderneming zal dan moeten bewijzen dat ze uitsluitend voor de professionele kilometers brandstofkosten ten laste heeft genomen. En om dat te doen, moeten we eerst weten hoeveel kilometers privé zijn en hoeveel professioneel.
Methodes ontleend aan de BTW-praktijk
De oplossing die de fiscus aanbiedt, is ontleend aan de praktijk inzake BTW. Voor de BTW-aftrek op autokosten is het al verschillende jaren noodzakelijk om een nauwgezet onderscheid te maken tussen privé- en beroepsmatige kilometers. Daarvoor aanvaardt de BTW-administratie drie methodes.
De derde BTW-methode – de volledig forfaitaire methode (voor de hele onderneming) – mag blijkbaar niet doorgetrokken worden naar de directe belastingen. De twee andere wel.
Rittenadministratie
De eerste daarvan betreft het systeem van de rittenadministratie. Dat houdt in dat de gebruiker van de auto voor elk traject noteert of de rit een privé- of een beroepsdoel heeft, hoeveel kilometers er afgelegd worden, naast de datum en vertrek- en aankomstadres. Zo kan men op jaarbasis berekenen welk percentage van het totale aantal kilometers beroepsmatig en privé is.